便利なビジネスシーン向けチャットツールについて～メールとは何が違う？

チャットはビジネスシーンにおいてコミュニケーションを円滑にする重要なツールです。

特にIT関係の事業や遠くの人と連絡を取る必要がある場合に役立ちます。

当然、チャットツールを導入していない企業も多くあるでしょう。
しかし、業務の効率化や生産性を意識する昨今では、導入する傾向が強くなっています。

ビジネスでチャットが使われる理由は、何と言っても返信が早いからです。
相手からの返信が早ければそれだけ待ち時間が少なくなり、業務が円滑に進むのです。

コミュニケーションの形がビジネスにどう影響を与えるのか見て行きましょう。

冒頭で触れたように返信が早いのがビジネスチャットのメリットになります。

メールは定型文があるものの、文章を見返して内容をしっかりと整えなければなりません。
そうなると誤字や脱字があってはいけないと慎重になり、自然と返信は遅くなってしまいます。

ですが、チャットの場合はもっと気軽に連絡を行えるような使い方が出来ます。
質問や確認も簡単に行えるので、返信の心理的なハードルは大きく下がるでしょう。

また、誤字等は後から編集で修正することも出来る、といった利便性があるのも大きなメリットです。
その他にも、大容量のデータを共有したり、タスクを見えるようにメモしたり出来るのも便利です。

このようにビジネスチャットは、業務の内容を分かりやすく視覚化することが出来ます。
グループを作成すれば複数人で議論することも可能ですし、情報共有のスピードも格段に上がるでしょう。

必要に応じて音声通話やビデオ通話が行えるのも選択肢が増えて居て魅力的です。
また、ツールによっては画面を共有する機能もあるため、同じ画面を見ながら通話することも可能です。

「遠くに居ても目の前で打ち合わせしているのと変わらない」
と言えるほどビジネスチャットは進化して来ています。

チャットツールには便利な部分がたくさんあり、これがあればすべての問題が解決するように感じます。

しかし、誤解してはいけません。
あくまでも相手とのコミュニケーションを円滑にするものであって、相手の気持ちを考えることが大切です。
ビジネスでの様々な連絡手段

例えば70歳になる社長へチャットツールの利便性を説くよりも、今までの慣れ親しんだものを使ってもらう方が良いでしょう。

チャットの文化が無い企業相手にツール利用を押し付けるのも間違っています。
相手が心地よくコミュニケーション出来るのを前提にツールを選んでいく必要があります。

また、チャットは後からメッセージを削除したり編集したり出来てしまいます。
契約に関わる内容や重要な決定事項が消えてしまう恐れがあるのを覚えておきましょう。
証拠を残す必要がある大切な話に関してはメールで送信する、といった使い分けを行ってみてください。

ちなみに、チャットは気軽に会話出来過ぎるため、社内の雑談が増えてしまうといったデメリットもあるのです。
チャットがすべてを解決する訳ではありません。コミュニケーションを行う道具の1つだと認識すると良いです。

ビジネスシーンにおけるチャットサービスの役割とメリット